Ein Komplettsystem

Mit der CAFM Software CareOffice-Facility verwalten Sie Ihre Liegenschaften, deren technischen Anlagen und Flächen effizient und kostengünstig. Alle Prozesse an das heutige Facility Management, von den technischen Anforderungen und Abläufen wie der praxisorientierten Gebäudeinstandhaltung, bis hin zu den kaufmännischen Anforderungen können verwaltet und rationalisiert werden. Ihre Erfahrung und die Schweizer Qualitätssoftware CareOffice bilden zusammen eine optimale Kombination für ein effizientes Facility Management.

CareOffice verfügt über eine umfangreiche Funktionspalette, die die verschiedensten Aspekte des Facility Managements abdeckt. Alle Module sind Mandanten, Multi-Währungen, Mehrsprachig.

Über 20 Jahre Erfahrung, Modulbeschreibung siehe weiteren unten !

Flächen- und Raumverwaltung

Mit dem Modul Flächen- und Raumverwaltung erfassen Sie Ihre Liegenschaften, Gebäude- und Raumdaten. Mit diesem Modul verwalten Sie Ihre spezifischen Gebäude- und Flächendaten, wie Boden-, Wand und Fensterflächen, Infra-strukturelle Einrichtungen, Verträge, Mieter und Nutzer. Die Gebäudestruktur und der Raumplan können frei definiert werden und wird nach DIN 277 unterstützt.

Gebäude- und Anlagenverwaltung

Mit CareOffice können die Gebäude und technischen Anlagen unterschiedlich nach Gewerk, Baukostenplan (BKP) und Standort verwaltet werden. Die Darstellung erfolgt über eine Baumstruktur. Ebenso können viele Informationen wie allgemeine, technische und kaufmännische Daten, technische Attribute, Ersatz- und Verbrauchsteile, Sicherheits-anweisungen, Dokumente, Betriebs- und Energiedatenzähler aufgenommen werden.

Instandhaltungsmanagement

Die Verwaltung Ihrer täglichen Arbeiten können Sie in der Auftragsverwaltung optimal organisieren. Es stehen Ihnen dabei verschiedene Arten von Aufträgen wie z.B. Instandsetzungen, periodische- und leistungsabhängige Wartungs- und Inspektionsaufträge, Betriebssicherheits-verordnungen und gesetzliche Prüfungen, Kalibrierung, Routenpläne, Projekte usw. zur Verfügung.

Mobile Instandhaltung

Mit CareOffice Touch können die Anwender überall zu jederzeit sehr einfach papierlos arbeiten. CareOffice Touch vereint viele Funktionen wie Abrufen von Adressen, Objekt-informationen, Dokumente, Abarbeiten der aktuellen und neu eingegangenen Aufträge, direkte Erfassung von IH-Anforderungen oder behobenen Störungen, Materialbuchungen und Messdatenerfassung.

Energiedatenmanagement

Mit CareOffice ODC können eine Vielzahl von unterschiedlichen Mess- und Energiedaten verwaltet werden z.B. Betriebsstunden, Kilometer, Produktionseinheiten, Mess- und Inspektionsdaten wie Temperaturen, Schwingungen, Abnutzungsdaten, Grenzwerte, Status oder auch Energie- und Verbrauchsdaten wie Strom, Wasser Gas, Tankdaten.

Kapazitätsplanung

Sie können mit der CareOffice Kapazitätsplanung eine Feinplanung der Aufträge vornehmen. Mit dem graphischen Auftragskalender haben Sie immer die noch freien verfügbaren Ressourcen Ihrer Mitarbeiter im Blick und können die neuen Aufträge sehr schnell, termingerecht und sicher einplanen. Über den Firmenkalender lassen sich Arbeitsmodelle, Abwesenheiten und Schichtplan definieren.

Helpdesk

CareOffice Helpdesk unterstützt Sie bei der Bearbeitung von Meldungen wie Störungen, Beschwerden oder Anfragen. Das Erfassen ist für Mitarbeiter oder Mieter durch die Gebäude-/ Raumstruktur oder Anlagenliste denkbar einfach. Sämtliche Meldungen werden im Helpdesk-Protokoll zentralisiert. Anhand von Kategorien können Sie Meldungen filtern, direkt als Arbeitsauftrag planen und den zuständigen Bereichen zuordnen.

Vertragsmanagement

Die Vertragsverwaltung bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Wartungsverträge, Mietverträge, Versicherungs-verträge, usw. . Vertragsdokumente können direkt hinterlegt und aufgerufen werden. Jeder Vertrag kann bei Anlagen oder Gebäuden auf jeder Ebene direkt hinterlegt werden und Sie gelangen schnell und einfach an alle benötigten Informationen!

Audittrail

Häufig besteht die Anforderung, dass alle Eingaben und nachträglichen Änderungen des Instandhaltungsprozess, für eine Revisionssicherheit des Systems dokumentiert werden müssen. Der gesamte Auftragsprozess kann immer in CareOffice nachvollzogen werden. Wer hat den Auftrag gemeldet, welche Informationen wurden erfasst, wer hat den Auftrag freigegeben, technisch abgeschlossen, etc.

Einkauf

Vereinfachen Sie die Abläufe in Ihrem Einkaufsprozess. Bestellanforderungen werden manuell oder automatisch erzeugt. Über die Artikelstammdaten stehen Ihnen alle notwendigen Informationen für die Bestellung zur Verfügung. Dabei werden die Konditionen des Lieferanten genauso berücksichtigt, wie die elektronische Freigabe einer Bestellung durch berechtigte Personen.

Artikelverwaltung und Lagerbewirtschaftung


Optimieren Sie den Kapitalwert Ihres Lagers. Ihre Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien werden über einem Baum klassifiziert und können den technischen Anlagen über die Stückliste zugeordnet werden. Jedem Artikel können notwendige Informationen wie technische Daten, Hersteller- und Lieferanteninformationen, Dokument, etc. zugeordnet werden.

Historie und Reporting


Alles wird in einer Historie lückenlos dokumentiert. Über die CareOffice-Historie lassen sich alle Arten von Auswertungen (Kosten, Schwachstellenanalyse, Verfügbarkeit etc.) darstellen, welche Ihnen ermöglicht Ihre Instandhaltungsorganisation zu optimieren, sowie die Verfügbarkeit Ihrer Anlagen zu erhöhen.

Messenger



Über dem CareOffice-Messenger können Personen z.B. über die Durchführung einer Wartung oder Prüfung einer Anlage, den Status des Auftrags, Ablauf eines Vertrags, Freigabe einer Bestellung, etc. mit einer Email automatisch benachrichtigt werden.

Workflow

Bei Unternehmen kann die Durchführung der Arbeitsaufträge bestimmten Regeln unterliegen. Mit dem Modul Workflow können diese Anforderungen für Ihre Auftragsprozesse, für die Genehmigung, Freigabe oder Abschluss der Aufträge kundenspezifisch konfiguriert werden. Ebenfalls ist der Workflow für die Genehmigung und Freigabe von Bestellung konfigurierbar.

Finanz- und Budgetverwaltung

Die Bewirtschaftung und Erhaltung von Liegenschaften und deren Einrichtungen ist durch planbare und ungeplante Maßnahmen geprägt. Die CareOffice Finanzverwaltung ist die Schnittstelle zwischen der Technik und dem kaufmännischen Controlling. Kostenträger, Kostenstellen, Kontos können gemäss dem Controlling frei eingerichtet werden. Plan- und Istkosten können zu jedem Zeitpunkt in CareOffice direkt abgerufen werden.

Elektronische Dokumentenverwaltung


Instandhaltungsmitarbeiter investieren bis zu 20% ihrer Arbeitszeit um Dokumente zu suchen. Dies kann einfach und effizient gelöst werden. Da die elektronischen Dokumente (Pläne, Zeichnungen, Bilder, Beschreibungen, etc.) in CareOffice direkt bei der jeweiligen Anlage oder dem jeweiligem Raum hinterlegt werden können ist die Verwaltung und Pflege sehr komfortabel.

Projektmanagement


Grosse Projekte wie Revisionen, Umbauten oder Montage neuer Anlagen können Sie detailliert planen und durchführen. Für jedes Projekt können die einzelnen Schritte als Auftrag geplant und verwaltet werden. Sie haben zu jederzeit den Fortschritt und die Kosten im Überblick.

Servicemanagement


Mit diesem Modul können Sie die für Ihre Kunden erbrachten Leistungen professionell verwaltet und anschliessend direkt in Rechnung gestellt werden. Neben den Kundenstammdaten können spezifische Kundenvereinbarungen wie Stundensätze, Ersatzteilpreise, Zuschläge und Rabatte hinterlegt werden, welche bei der Rechnungsstellung direkt berücksichtigt werden!

Priora FM AG

Priora FM AG ist der schweizer Spezialist für den Betrieb und Unterhalt von komplexen Immobilien und Anlagen. Für die Abwicklung der Kundenaufträge setzt die Priora FM seit 2010 CareOffice ein. Neu seit 2014 ist der Einsatz des neuen Moduls Servicemanagement. Über die Rückmeldung der Kundenaufträge kann direkt, unter Berücksichtigung der kundenspez. Vereinbarungen, mit CareOffice die Rechnung erstellt werden. Dies vereinfacht bei PrioraFM erheblich den Prozess von der Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung. Über eine Schnittstelle werden die Debitoren- rechnungen an das ERP-System Abacus automatisch übertragen.
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