Recensez vos bâtiments et leur surface. La représentation s’effectue à l'aide d'une structure arborescente simple à prendre en main. Chaque bâtiment dispose d’un dossier complet : aménagements techniques, données financières et plans. Chaque surface dispose d'un inventaire des métrés selon DIN 277.
Recensez vos équipements par fonction et surface. La représentation s’effectue à l'aide d'une structure arborescente simple à prendre en main. Chaque équipement dispose d’un dossier complet : caractéristique technique et financière, nomenclature des pièces de rechanges, documentations multimédia. Chaque dossier dispose également d’informations de suivi : historique des interventions, plan de maintenance et indicateurs normalisés.
Gestion de la maintenance
Vous pilotez les travaux de maintenance sur une base calendaire, de compteurs et de signaux d’activités intégrés. De la tâche initiale jusqu’à la validation du compte rendu, le module de gestion des travaux s’adapte à votre processus métier grâce à un worklfow optionnel. Dans le cas d’un compte rendu de dépannage, vous disposez d’un assistant express de saisie de compte rendu qui est paramétrable et apporte un grand confort d'utilisation.
CareOffice Touch permet à l’intervenant de consulter, au cœur des installations, les tâches, fiches d’équipement et leur documentation. Les données sont toujours disponibles, même en mode hors connexion. L’intervenant saisit ses comptes rendus (heure travaillée, relevé d’inspection, etc.) directement sur sa tablette ou son téléphone. Dès que le réseau wifi ou 4G est à nouveau disponible, les comptes rendus se synchronisent de manière transparente.
Collectez et analysez toutes les données de consommation (kWh, m3, etc) de vos bâtiments. Les données peuvent analysées et comparées entre elles avec une multitude d’outils. Des interfaces de remontée automatique des consommations (OPC, fichier ASCII) sont disponible en option.
Planification des ressources
Le calendrier de planification des ressources donne une vision interactive des travaux et des affectations de chaque intervenant. La démarche de planification met en phase la charge avec les disponibilités des ressources jusqu’à l’intervenant près. Chaque intervenant dispose d’un calendrier regroupant les absences programmées. Des alertes visuelles assistent le planificateur dans sa tâche lors de surcharge ou de qualification insuffisante.
Les événements apparaissant dans les bâtiment sont traités par le centre d'assistance (heldesk). Ce module a été spécialement développé pour permettre au centre d'assistance de documenter chaque demande et, le cas échéant, de la transmettre électroniquement au service de maintenance sous la forme d’une demande d’intervention. Ainsi, la communication entre les différents services est garantie.
Les contrats conclus avec vos fournisseurs sont gérés au détail près. Chaque contrat dispose d’un dossier complet: période, échéance, conditions de préavis, responsabilité, coût et documents contractuels. Avant l’échéance du contrat, vous êtes informé, par courriel. Un audit automatique des dispositions convenues pour chaque équipement du contrat permet de mesurer les dispositions convenues et effectives.
Parfois, les prescriptions légales imposent un enregistrement de toutes les opérations effectuées dans la base de données afin de repérer, le cas échéant, les anomalies dans un processus (FDA 21 CFR Part 11). Avec le module Audittrail, vous saurez à tout moment qui a saisi, modifié ou supprimé quelle donnée et à quel moment !
Gestion des approvisionnements
Automatisez le déroulement de l’activité d'achat : de la demande d’achat, suivi par la demande d’offre multi fournisseur et la commande jusqu’à la réception de marchandise et le contrôle facture. La réception de marchandise et le contrôle facture s’effectuent, si nécessaire, sur la base d’une livraison partielle. Une partie du déroulement d’achat peut être réalisé au niveau de votre ERP grâce aux connecteurs d’échanges de données.
Optimisez la valeur d'immobilisation de votre stock de pièces de rechange. Vos pièces de rechange et consommables sont classés dans une arborescence technique et rattachés aux équipements. Chaque article dispose d’un dossier complet : caractéristiques techniques, documentations, comptes d’imputation, multi tarifs fournisseurs et stockage multi magasins avec impression des étiquettes stock en standard.
CareOffice permet en standard de consulter des indicateurs clés. Il inclut une bibliothèque de plus de 90 rapports: indicateur de performance, analyse de coûts, analyse de défaut, etc. En plus des rapports standards, l’utilisateur peut se constituer une bibliothèque de rapports personnalisés. Tous ces indicateurs et tableaux de bord de maintenance peuvent être consultés à tout moment, ils constituent un outil précieux d’aide à la prise de décision.
Le messager permet la notifcation, en temps réel par courriel, d' informations concernant un contrat, une qualification, une demande d'intervention, un ordre de travail à un demandeur, coordinateur et responsable.
Doté d'un workflow, CareOffice peut s'adapter à vos processus métier d'entreprise. Les différentes transactions comme la demande d’intervention, la demande d’achat, la commande, l'ordre de travail et la facture sont paramétrables. Pour chaque transaction, vous pouvez décrire un circuit de validation, des tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, des délais à respecter et des modes de valdations.
Le module de gestion des budgets est l’interface entre la technique et le contrôle financier. Il permet de suivre des budgets par période comptable à différents niveaux de centres de coûts et leurs comptes d’imputations. Chaque exercice comptable dispose de centres de coûts et comptes d’imputation et, d’une période librement paramétrable par l’utilisateur. Une fois l’exercice comptable bouclé, les données financières sont figées à tous les niveaux.
Gestion électronique de documents
Les agents de maintenance dépensent plus de 20% de leur temps dans la recherche d’informations. Grâce à CareOffice, vous centralisez d’une manière transparente tous vos documents électroniques dans la base de données, vous les classifiez dans les classeurs documentaires multimédia (schéma, plan, vidéo, description) et vous gérez leur propriété: responsable, numéro de version, droit d’accès, date de validité.
Gestion de projets d'investissement
Les projets d’investissement comme les travaux neufs, les grandes révisions ou encore la conception d’une nouvelle installation peuvent être planifiés et gérés au détail près. Pour chaque projet, vous décrivez les étapes à l’aide de travaux et vous pilotez les budgets, les ressources intervenant dans le projet, la disponibilité du matériel et leur commande d’une manière centralisée.
Gestion de sous-traitance et SAV
Gérez les contrats conclus avec vos clients pour des objets de service (équipement, licence, abonnement, énergie), Le système facture périodiquement et automatiquement les contrats clients.
Les travaux uniques et en régie peuvent être comptabilisés dans une facture. Chaque facture peut être imprimée ou transmise électroniquement au client.
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