Gestion des véhicules et des infrastructures
Vous recensez l’ensemble de votre matériel roulant et de vos infrastructures fixes. La représentation s’effectue, comme dans l’explorateur Windows, avec des arborescences fonctionnelles. Ces arborescences sont la référence de base pour la navigation, la recherche et la consolidation des informations. En complément, l’arborescence géographique permet d’organiser les infrastructures fixes et peut être couplée à un système d’information géographique (SIG). Chaque équipement dispose d’un dossier complet : caractéristiques techniques et financières, configuration matériel (pièce de rechange, consommable), documentations multimédias, gestion des charges (assurance, taxe), points de mesure (km, h, etc.) pour le suivi des valeurs d’exploitation et la maintenance conditionnelle. Chaque dossier dispose également d’informations de suivi : historique des interventions, maintenances préventives et réglementaires, indicateurs normalisés.
Les modifications de structures de véhicules s'effectuent simplement avec la fonction glissé/déplacé et sont archivées dans un historique des mouvements qui enregistre l’image de votre véhicule et ses équipements à toute date passée. Le relevé de compteur (km, h) du véhicule de référence permet la mise à jour automatique, en cascade, des compteurs de l’ensemble des équipements (bogie, axe) formant le véhicule.
O módulo de gestão de ativos linear permite criar equipamentos linear tais como linhas ferroviárias, estradas e oleodutos e gerenciar as atividades de manutenção relacionados. Além disso, a árvore geográfica ajuda a organizar a infra-estrutura fixa e pode ser acoplado com um sistema de informação geográfica (SIG)
Dans les entreprises de transport, les prescriptions légales imposent un enregistrement de toutes les opérations effectuées dans la base de données afin de repérer, le cas échéant, les anomalies dans un véhicule ou une infrastructure fixe. Avec le module Audittrail, vous saurez à tout moment qui a saisi, modifié ou supprimé quelle donnée et quand.
Planification des ressources
Le calendrier de planification des ressources donne une vision interactive des travaux et des affectations de chaque intervenant. La démarche de planification met en phase la charge avec les disponibilités des ressources jusqu’à l’intervenant près. Chaque intervenant dispose d’un calendrier regroupant les absences programmées et les appartenances aux équipes. Des alertes visuelles assistent le planificateur dans sa tâche lors de surcharge ou de qualification insuffisante.
Avec CareOffice, vous visualisez, d’un coup d’œil, les travaux à effectuer sur chaque véhicule et l’intervenant disponible à une date donnée. En complément, le calendrier de planification des équipes de quart donne une vision graphique de l’équipe de quart de chaque collaborateur.
Gestion des données de mesure
Collectez et analysez les valeurs d'exploitation de vos installations.
Veuillez consulter le produit CareOffice ODC
La gestion quotidienne de vos activités est optimisée grâce au module de gestion des travaux. Vous créez les travaux de maintenance réglementaires et conditionnels. Vous pilotez leur déclenchement selon des critères calendaires, de valeurs de compteurs, de hiérarchisation des lancements et de mode glissant sur réalisation. Les travaux peuvent être basés sur des gammes opératoires prédéfinis dans des nomenclatures.
Dans le calendrier des travaux, vous disposez en tout temps d’une vision graphique des travaux par véhicule, équipement et localisation pour une période donnée. Le calendrier des travaux peut être représenté en mode journalier, hebdomadaire, mensuel ou période libre. A l’aide de la fonction glissé/déplacé, vous réorganisez, d’une manière interactive, les travaux dans le calendrier.
De la demande d’intervention initiale jusqu’à la validation du compte rendu, CareOffice s’adapte à votre organisation et son processus métier. En quelques clics de souris, le système vous permet de paramétrer vos étapes de qualification, préparation, planification, réalisation et bouclement.La saisie d’une demande d’intervention ou d’un compte rendu d’intervention doit pouvoir être effectuée rapidement et simplement ! Pour cela, CareOffice propose plusieurs assistants de traitements adaptés. Dans le cas, par exemple, d’un compte rendu de dépannage sans ordre d’intervention, vous disposez d’un assistant express de saisie de compte rendu. Chaque assistant est paramétrable, dédié à un processus et apporte un grand confort d'utilisation.
Automatisez le déroulement de l’activité d'achat : de la demande d’achat, suivi par la demande d’offre multi fournisseur et l’ordre d'achat jusqu’à la réception de marchandise et le contrôle facture. Le système permet l’achat de prestation stock et hors stock avec un calcul flexible des taxes, des frais de transport et des rabais. Les règles d’approbation d’achat sont paramétrables par l’utilisateur et le module Messager permet l’envoi, par courriel, des demandes d’approbation au responsable. Chaque bulletin d’achat peut être envoyé directement par fax ou par courriel au fournisseur. La réception de marchandise et le contrôle facture s’effectuent, si nécessaire, sur la base d’une livraison partielle. Une partie du déroulement d’achat peut être réalisé au niveau de votre ERP grâce aux connecteurs d’échanges de données. Une notation fournisseur, calculée sur la base du respect des délais de livraison, prix et litiges de livraison, permet de qualifier chaque fournisseur.
Gestion électronique de documents
Les collaborateurs du service de maintenance investissent plus de 20 % de leur temps dans la recherche d’informations. Pour leur éviter une perte de temps inutile, CareOffice propose de centraliser d’une manière transparente tous les documents électroniques dans la base de données ou sous forme de lien. Le module permet de stocker et d’organiser des classeurs documentaires contenant des documentations multimédia (schéma, plan, vidéo, description) et leur propriété (responsable, numéro de version, droit d’accès, date de validité). Chaque classeur documentaire peut être associé à des véhicules, des équipements et des travaux de maintenances réglementaires. Grâce à la fonction de recherche avec option « full texte », vous retrouvez rapidement un document par processus, localisation ou équipement.
Les contrats conclus avec vos fournisseurs sont gérés au détail près. Chaque contrat dispose d’un dossier complet: période, échéance, conditions de préavis, responsabilité, coût et documents contractuels. Avant l’échéance du contrat, vous êtes informé, par courriel. Un audit automatique des dispositions convenues pour chaque équipement du contrat permet de mesurer les dispositions convenues et effectives. Ainsi, lorsqu’une disposition convenue n’a pas été effectuée par le sous-traitant dans un intervalle donné, le module Messager vous informe immédiatement par courriel.
En complément au module de gestion de sous-traitance, les contrats conclus avec vos clients pour des objets de service (équipement, licence, abonnement, énergie) peuvent être gérés. Le calcul des prix peut être effectué par objet sous forme de montants fixes, de prix saisis manuellement, de taux en pourcentage de la valeur de l’objet ou de l’énergie consommée. Le cycle de facturation est librement paramétrable, indépendamment de la durée contractuelle du contrat. CareOffice permet la facturation automatique ou manuelle de chaque contrat client.
Optimisez la valeur d'immobilisation de votre stock de pièces de rechange. Vos pièces de rechange et consommables sont classés dans une arborescence technique et rattachés aux véhicules et équipements. Chaque article dispose d’un dossier complet : caractéristiques techniques, documentations, comptes d’imputation, multi tarifs fournisseurs, multi magasins avec méthode de réapprovisionnement globale ou locale à chaque magasin. Méthode de réapprovisionnement (Min/Max ou point de réapprovisionnement).
L’enregistrement des mouvements de réservations et de transfert magasins en relation avec les modules de gestion des travaux et achats ajustent les quantités disponibles par magasin. Les réservations peuvent être effectuées sur des articles qui sont actuellement disponible ou prévu, en cours de réapprovisionnement ou de production. De plus, une fonction d’impression permet la création d’étiquette d’articles avec code-barres.
Tous les comptes rendus de maintenance sont documentés dans un historique des véhicules et équipements. Grâce au module Historique et Analyse, CareOffice vous permet d’analyser les activités à l’aide d’indicateurs standards. CareOffice inclut une bibliothèque de plus de 100 rapports: indicateur de disponibilité des véhicules, analyse de coûts kilométrique et carburant, analyse de défaut, etc. En plus des rapports standards, l’utilisateur peut se constituer une bibliothèque de rapports personnalisés. Tous ces indicateurs et tableaux de bord de maintenance peuvent être consultés à tout moment, ils constituent un outil précieux d’aide à la prise de décision.
Un module externe permet également la mise à disposition de ces indicateurs et tableaux de bord sans accéder à CareOffice. Ainsi, vous communiquez facilement vos indicateurs aux décideurs et partager l’information à tous les niveaux de l’entreprise.
Beaucoup d'événements apparaissant dans les entreprises de transport, sont annoncés et traités par les équipes de quart ou le personnel roulant. Pour cette raison, un journal d’exploitation a été spécialement développé pour permettre à ces collaborateurs de documenter chaque événement puis, selon la nécessité, de le transmettre électroniquement aux ateliers de maintenance sous la forme d’une demande d’intervention. Ainsi, la procédure de travail est réduite et la communication entre les différents services est garantie. Le module Messager permet l’envoi par courriel ou SMS d’un avis d’événement à un tiers.
Dans certaines infrastructures hautement prioritaires, il est nécessaire de disposer rapidement des alertes concernant une activité, un événement ou une panne. Grâce au module Messager, chaque alerte est immédiatement transmise via SMS, Pager ou courriel aux individus concernés.
Le module de gestion des budgets est l’interface entre la technique et le contrôle financier. CareOffice permet de définir des budgets par exercice comptable à différents niveaux de centres de coûts et leurs comptes d’imputations. Chaque exercice comptable dispose d’une structure de centres de coûts et comptes d’imputation et, d’une période librement paramétrable par l’utilisateur. Une fois l’exercice comptable bouclé, les données financières sont figées à tous les niveaux et les nouvelles écritures s’imputent sur l’exercice suivant qui hérite, au besoin, la structure de l’exercice précédent. De plus, la gestion budgétaire est réactive, cela signifie que vous êtes mis en garde automatiquement par le module Messager lors d’un dépassement de budget.
Gestion de projets d’investissement
Les projets d’investissement comme les travaux neufs, les grandes révisions ou encore la conception d’un nouveau véhicule peuvent être planifiés et gérés au détail près. Pour chaque projet, vous décrivez les étapes à l’aide de travaux et vous pilotez les budgets, les ressources intervenant dans le projet, la disponibilité du matériel et leur commande d’une manière centralisée. Le processus de gestion des autorisations et de validations de chaque projet est librement paramétrable par l’utilisateur. En plus du contrôle du déroulement de projet, vous disposez du calendrier de charge de chaque intervenant membre du projet et, ainsi, vous identifiez rapidement leurs disponibilités.
Le suivi de vente de pièces détachées et de prestations de services à vos clients est facilité grâce au module de gestion de sous-traitance. Chaque client dispose de condition commerciale spécifique : coûts horaires et commissions sur le prix des pièces détachées. CareOffice assigne automatiquement les réservations de pièces du stock et permet le calcul flexible des taxes, des escomptes et des termes de livraison. Lorsque la prestation désirée est livrée ou exécutée, les données sont comptabilisées dans une facture. Chaque facture peut être imprimée et transmise électroniquement au client. Ainsi, vous disposez d’un outil de pilotage des travaux en cours pour vos clients, de leur facturation et leur état de paiement.
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