Vous recensez l’ensemble de vos équipements technique par processus et localisation. La représentation s’effectue, comme dans l’explorateur Windows, avec une structure arborescente simple à prendre en main. Chaque équipement dispose d’un dossier complet : caractéristiques techniques et financières, nomenclature des éléments constitutifs (pièces de rechanges, consommables), documentations multimédia, calendrier des arrêts, contrats de services, points de mesure (h, m³, kWh, °C, etc.) pour le suivi des valeurs d’exploitation et la maintenance conditionnelle. Chaque dossier dispose également d’informations de suivi : historique des interventions, maintenances préventives et réglementaires, indicateurs normalisés. Des fonctions spéciales prennent en charge certaines actions : suivi des garanties sur les équipements et leur réclamation, gestion des mouvements des équipements dans les processus, alimentation des nomenclatures des éléments constitutifs selon les consommations de pièces de rechange enregistrées sur intervention.
Vous recensez l’ensemble de vos bâtiments et leur surface. La représentation s’effectue, comme dans l’explorateur Windows, avec une structure arborescente simple à prendre en main. Chaque bâtiment dispose d’un dossier complet : caractéristiques techniques et financières, plans et documentations multimédia.
Gestion de la maintenance
La gestion de vos activités quotidiennes est optimisée grâce au module de gestion des travaux. Vous créez les travaux préventifs, réglementaires et prédictifs. Vous pilotez leur déclenchement selon des critères calendaires (avec intégration de saisonnalité), de compteurs, événementielles, de hiérarchisation des lancements glissant sur réalisation. Les travaux peuvent être basés sur des gammes opératoires prédéfinis dans des nomenclatures et peuvent être routés sur plusieurs équipements afin de créer, par exemple, un plan de graissage.
Dans le calendrier des travaux, vous disposez en tout temps d’une vision graphique des travaux par processus, localisation et équipement pour une période donnée. Le calendrier des travaux peut être représenté en mode journalier, hebdomadaire, mensuel ou période libre. A l’aide de la fonction glissé/déplacé, vous réorganisez, d’une manière interactive, les travaux dans le calendrier.
De la demande d’intervention initiale jusqu’à la validation du compte rendu, CareOffice s’adapte à votre organisation et son processus métier. En quelques clics de souris, le système vous permet de paramétrer vos étapes de qualification, préparation, planification, réalisation et bouclement.
La saisie d’une demande d’intervention ou d’un compte rendu d’intervention doit pouvoir être effectuée rapidement et simplement ! Pour cela, CareOffice propose plusieurs assistants de saisies adaptés. Dans le cas, par exemple, d’un compte rendu de dépannage sans ordre d’intervention, vous disposez d’un assistant express de saisie de compte rendu. Chaque assistant est paramétrable, dédié à un processus et apporte un grand confort d'utilisation.
Ensemble de modules pour le personnel itinérant fournis avec un PocketPC industriel incorporant lecteur code-barres, RFID et GPRS. Pour plus de détails, consulter le produit CareOffice Mobile
Collectez et analysez toutes les données de consommation et d'exploitation de vos bâtiments. Interface de remontée automatique des signaux (OPC Client, fichier ASCII). Pour plus de détails, consulter le produit CareOffice ODC
Planification des ressources
Le calendrier de planification des ressources donne une vision interactive des travaux et des affectations de chaque intervenant. La démarche de planification met en phase la charge avec les disponibilités des ressources jusqu’à l’intervenant près. Chaque intervenant dispose d’un calendrier regroupant les absences programmées et les appartenances aux équipes. Des alertes visuelles assistent le planificateur dans sa tâche lors de surcharge ou de qualification insuffisante. Avec CareOffice, vous visualisez, d’un coup d’œil, l’intervenant disponible à une date donnée.
Beaucoup d'événements apparaissant dans les bâtiments sont annoncés par les utilisateurs et traités par le helpdesk. Pour cette raison, un journal d’exploitation a été spécialement développé pour permettre de documenter chaque événement puis, selon la nécessité, de le transmettre électroniquement au service de maintenance sous la forme d’une demande d’intervention. Ainsi, la procédure de travail est réduite et la communication entre les différents services est garantie. Une fonction de remontée automatique d’événements, à l’aide d’un connecteur OPC Event&Alarm ou fichier log, permet de simplifier le traitement par l’opérateur et d’améliorer la crédibilité des informations. Le module Messager permet l’envoi par courriel ou SMS d’un avis d’événement à un tiers.
Les contrats conclus avec vos fournisseurs sont gérés au détail près. Chaque contrat dispose d’un dossier complet: période, échéance, conditions de préavis, responsabilité, coût et documents contractuels. Avant l’échéance du contrat, vous êtes informé, par courriel. Un audit automatique des dispositions convenues pour chaque équipement du contrat permet de mesurer les dispositions convenues et effectives. Ainsi, lorsqu’une disposition convenue n’a pas été effectuée par le sous-traitant dans un intervalle donné, le module Messager vous informe immédiatement par courriel.
En complément au module de gestion de sous-traitance, les contrats conclus avec vos clients pour des objets de service (équipement, licence, abonnement, énergie) peuvent être gérés. Le calcul des prix peut être effectué par objet sous forme de montants fixes, de prix saisis manuellement, de taux en pourcentage de la valeur de l’objet ou de l’énergie consommée. Le cycle de facturation est librement paramétrable, indépendamment de la durée contractuelle du contrat. CareOffice permet la facturation automatique ou manuelle de chaque contrat client.
Parfois, les prescriptions légales imposent un enregistrement de toutes les opérations effectuées dans la base de données afin de repérer, le cas échéant, les anomalies dans un processus (FDA 21 CFR Part 11). Avec le module Audittrail, vous saurez à tout moment qui a saisi, modifié ou supprimé quelle donnée et quand
Gestion des approvisionnements
Automatisez le déroulement de l’activité d'achat, de la demande d’achat, suivi de la demande d’offre et l’ordre d'achat jusqu’à la réception de marchandise et leur l'acceptation. Le système permet un calcul flexible des taxes, des frais de transport et des rabais. Achat de prestations stocks et hors stocks. Gestion des livraisons partielles. Gestion des comptes et des qualités fournisseurs. Le messager permet l’envoi, par courriel, d’une demande d’approbation d’achat au responsable. Gestion d’adresses (fabricants, fournisseurs, clients).
Optimisez l'investissement de votre stock global. L’inventaire du matériel (pièce de rechange, consommable et article stock) est organisé par famille, classification technique et équipement. Gestion multi tarifs des fournisseurs. Gestion multi magasins avec méthode de réapprovisionnement locale à chaque magasin. Méthode de réapprovisionnement (Min/Max ou point de réapprovisionnement). Optimisation d’inventaire (analyse ABC, quantité économique de réapprovisionnement). Les réservations peuvent être activées sur du matériel qui est actuellement disponible ou prévu ,en cours de réapprovisionnement ou de production. Etiquetage des matériels. Gestion d’adresses (fabricants, fournisseurs, clients).
Tous les comptes rendus de maintenance sont documentés dans un historique. Grâce au module Historique et Analyse, CareOffice vous permet d’analyser les activités à l’aide d’indicateurs standards. CareOffice inclut une bibliothèque de plus de 100 rapports: indicateur de performance, analyse de coûts, analyse de défaut, etc. En plus des rapports standards, l’utilisateur peut se constituer une bibliothèque de rapports personnalisés. Tous ces indicateurs et tableaux de bord de maintenance peuvent être consultés à tout moment, ils constituent un outil précieux d’aide à la prise de décision.
Un module externe permet également la mise à disposition de ces indicateurs et tableaux de bord sans accéder à CareOffice. Ainsi, vous communiquez naturellement vos indicateurs aux décideurs et partager l’information à tous les niveaux de l’entreprise.
Le messager permet l’envoi, par courriel, d’une demande d’approbation d’ordre de travail aux coordinateurs et responsables, Il permet également la notification d’alarmes en temps réel. Programmation de scénarios et envoi de messages en fonction des événements.
Le module de gestion des budgets est l’interface entre la technique et le contrôle financier. CareOffice permet de définir des budgets par exercice comptable à différents niveaux de centres de coûts et leurs comptes d’imputations. Chaque exercice comptable dispose d’une structure de centres de coûts et comptes d’imputation et, d’une période librement paramétrable par l’utilisateur. Une fois l’exercice comptable bouclé, les données financières sont figées à tous les niveaux et les nouvelles écritures s’imputent sur l’exercice suivant qui hérite, au besoin, la structure de l’exercice précédent. De plus, la gestion budgétaire est réactive, cela signifie que vous êtes mis en garde automatiquement par le module Messager lors d’un dépassement de budget.
Gestion électronique de documents
Diminuez de plus de 20% le temps de recherche de documentation. Pour accélérer la capacité de localisation des plans, des consignes de sécurité et des documentations, vous créez et organisez des classeurs contenant la documentation technique et les liez aux équipements et matériels. Fonction de recherche avec option « full texte » par type, procédé, localisation et installation.
Grosse Projekte wie Neubau, Renovierung oder der Ersatz bestehender Anlagen lassen sich detailliert planen und durchführen. Mit dem Modul Projektmanagement können Sie die erforderlich Aufgaben mit Aufträgen beschreiben und mit effizienten Planungswerkzeugen bearbeiten. Jedes Projekt hat einen freidefinierbaren Genehmigungsprozess mit Freigabe. Die Kosten, die Ressourcen von Aufträgen, die Verfügbarkeit von Material und die Bestellungen können direkt über das Projekt gesteuert werden.
Mit CareOffice Projektmanagement haben Sie die Kostenkontrolle im Griff. Sie haben jederzeit die aktuelle Übersicht durch Gegenüberstellung des geplanten Budgets z.B. auf Basis Kostenstelle oder Baukostenplan (BKP), zu den bereits angefallenen Ist-Kosten. Sie sehen ebenfalls den Projektforschritt, die Auslastung Ihrer Mitarbeiter und wie viele freie Kapazitäten Sie für neue Projekte zur Verfügung haben.
Le suivi de vente de prestation stocks de prestations de services à vos clients est facilité grâce au module de gestion de sous-traitance. Chaque client dispose de condition commerciale spécifique : coûts horaires et commissions sur le prix des pièces détachées. CareOffice assigne automatiquement les réservations de pièces du stock et permet le calcul flexible des taxes, des escomptes et des termes de livraison. Lorsque la prestation désirée est livrée ou exécutée, les données sont comptabilisées dans une facture. Chaque facture peut être imprimée et transmise électroniquement au client. Ainsi, vous disposez d’un outil de pilotage des travaux en cours pour vos clients, de leur facturation et leur état de paiement.
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